當下，不少大學院校的傳統辦公場景普遍存在系統分散、信息割裂難題，線下審批流程繁瑣、辦事耗時等問題。如何用AI辦公理念破解這些瓶頸問題？近日，記者走進多所院校采訪時發現 ，通過引入新理念、新技術，這一切正在悄然發生變化。
辦公協同：1個平臺辦好64項任務
作為全國唯一以推拿命名的高職院校，河南推拿職業學院這座傳承著千年推拿技藝的學府，借助協同辦公平臺WPS 365，將分散在OA、教務系統、第三方系統中的64個應用整合到一個入口。當古老技藝遇上現代科技，不僅破解了校園管理的痛點，更走出了一條獨具特色的職教數字化轉型之路。
“從場館預約到離返校打卡，我們學院用WPS 365實現數字化管理64項應用一網通。”據了解，2025年初，該學院啟動數字化轉型，旨在解決多系統分散、應用不便捷、溝通協作困難三大痛點。面對系統分散、信息孤島等問題，學院決定打造統一的“我i河推”校園門戶。通過WPS 365協作平臺，他們將原來分散的64個應用服務整合到一個入口，工作臺集成代辦中心、通知中心、服務中心三大模塊，實現服務的集中化和便捷化。
該院信息中心負責人表示：“過去師生需要登錄多個系統，現在只需一個平臺就能完成所有日常操作。PC端、移動端多端同步，信息僅在內部流轉，既方便又安全。”
與此同時，輕審批的引入更讓辦公效率顯著提升。據相關負責人介紹，比如過去申請舉辦哲學社會科學報告會，需要線下填寫紙質申請表，層層傳閱審批。現在通過WPS輕審批搭建線上審批流程后，不僅簡化了審批環節，更實現紙張零消耗，真正踐行綠色辦公理念。該校辦公室工作人員介紹：“線上審批不僅規范了流程，還讓整個過程可追溯、可管理。”
管理創新：多維表格的“十八般武藝”
如果說校園門戶破解了辦公協同的問題，那么多維表格則憑借其“十八般武藝”，在校園多個場景的精細化管理中發揮實效。針對學校內網環境的病毒攻擊監控，過去需要線下通知對應部門，再由部門通知具體人員處理，響應滯后。校方通過多維表格搭建的病毒攻擊管理平臺，實現了線上選人、自動通知、進度實時可查、事件全程留痕，響應速度大幅提升。相關負責人高興地說：“最關鍵的是形成了完整的安全事件處置檔案，為后續安全管理提供了數據支撐。”
河洛中醫藥文化館的預約管理也因多維表格而改變。通過多維表格搭建的線上管理平臺，實現了從場館預約到使用、再到數據統計的全流程一體化管理，預約效率與場館資源利用率顯著提升。負責場館管理的老師表示：“最直觀的感受是，終于不用每天埋在預約表里。”
該學院團委的黨建管理同樣迎來升級。由多維表格搭建的數字團委管理平臺，完成了黨員信息管理、黨費繳納管理、黨員學習管理的在線化，讓黨建工作更規范、更高效。
讓校園生活更加智能化
學工系統調用WPS協作掃一掃的能力，實現學生掃碼取水；通過位置接口實現離返校打卡，位置真實無法修改；通過集成校園地圖功能，提升校園導航體驗……一個個AI辦公微應用更在校園服務的細節處發力，悄然提升著師生們的校園生活體驗。
從一張表格到一套系統，從一個入口到全場景覆蓋…… 一個個細微的改變，讓師生們的校園生活變得更加便捷。據悉，經過兩年的技術打磨與市場驗證，WPS 365已于近日升級為一站式AI辦公平臺，率先將“企業大腦”交付落地，旗下全新組件“WPS Comate”也正式亮相。這些全新技術的引入，將為智慧校園建設注入更多全新動能。
當推拿技藝遇上數字化辦公，改變的不僅是工具，更是校園管理的底層邏輯——從“人找系統”到“系統找人”，從“信息孤島”到“協同共享”。放眼全省，在邁向數字化智慧校園的征程中，河南多所院校正在悄然發力。
在華北水利水電大學，技術人員利用WPS 365教育版為全校4萬多名師生打造智慧校園門戶。“AI華水”APP可集成對接20多個業務系統，在打通消息流的同時，將AI用于論文潤色、數據分析、課件生成等場景，為全體師生的工作和學習提供智能化輔助。采訪中， 記者了解到，河南大學、河南工業大學、華北水利水電大學、河南科技學院、鄭州工程技術學院等多所院校都在教學管理中嘗試用數字化轉型理念重塑教學管理體系，讓老師和學生們的校園生活更加智能化、便捷化。
記者 安欣欣 文/圖
